Privacy Statement
Balanz Facilitair


Inleiding 
Balanz facilitair is een onderdeel van Vebego. Vebego is een internationaal opererend familiebedrijf actief in facility services, personeelsdiensten en de gezondheidszorg. Vebego International is gevestigd te Voerendaal (Cortenbach 1, postbus 23092 / 6367 ZH). Samen met de vele dochterbedrijven is Vebego verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In deze statement informeert Balanz facilitair haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden.

Omgang met persoonsgegevens 
In de arbeidsintensieve dienstverlening die Balanz facilitair levert, staan mensen centraal. Daarnaast is Balanz facilitair en zo ook haar personeel veel buiten bij klanten en leveranciers en wordt er met vele externe partners samengewerkt ten behoeve van haar dienstverlening. Ter bescherming van alle medewerkers, het bedrijf en haar partners neemt Balanz facilitair privacy zeer serieus.
Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Balanz facilitair in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Balanz facilitair realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Balanz facilitair. Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens.
Balanz facilitair is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening.
 
Doeleinden van verwerking Balanz facilitair verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  • het vervullen van haar rol als werkgever voor de vele werknemers, zowel vast als flexibel, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen behoren: het opbouwen en beheren van personeelsdossiers en verzuimdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan verplichtingen in het kader van re-integratie, het beoordelen van geschiktheid van werknemers voor opdrachten en het uitzenden van werknemers;
  • het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier op vele vlakken binnen de vele verschillende facetten van dienstverlening waarin Balanz facilitair werkzaam is, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen horen: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers in CRM en het onderhouden van deze zakelijke relaties;
  • het verstrekken van gegevens van vaste en flexibele werknemers aan klanten en opdrachtgevers, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Veel medewerkers van Balanz facilitair bevinden zich altijd buiten, bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt van Balanz facilitair om bepaalde gegevens van haar medewerkers te verstrekken aan deze klanten/opdrachtgevers waar de werknemers werkzaam zijn. Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie. Waar de grondslag voor verstrekking niet wettelijk is vastgelegd, maar de klant/opdrachtgever het toch Balanz facilitair verlangt, vindt er te allen tijde een toets plaats om te beoordelen of de gegevensverstrekking conform de Wet bescherming persoonsgegevens plaatsvindt;
  • het uitwisselen van gegevens binnen Vebego Holding, met en tussen de dochtermaatschappijen ten behoeve van de optimalisatie van de dienstverlening;
  • het verstrekken van gegevens van werknemers aan de Rijksoverheid, daar waar dit gevraagd wordt/vereist is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag voor medewerkers;
  • het volgen of controleren van werknemers, bijvoorbeeld met een personeelsvolgsysteem of cameratoezicht. Dit gebeurt enkel wanneer er een concrete aanleiding voor bestaat en dit nodig is om incidenten te onderzoeken. Hierbij zal altijd een toets plaatsvinden en allereerst worden gekeken of het probleem/incident met minden ingrijpende middelen kan worden opgelost;
  • het verstrekken van gegevens aan bewerkers van Balanz facilitair, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Balanz facilitair en deze bewerker. Een bewerker van Balanz facilitair dient altijd een bewerkersovereenkomst te ondertekenen waarin de rechten van de betrokkenen voldoende geborgd zijn en de bewerker verplicht wordt de gegevens passend te beveiligen.
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking.
 
Verwerking van persoonsgegevens: medewerkers en zakelijke relaties 
De verwerking van persoonsgegevens binnen Balanz facilitair vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Balanz facilitair verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en de wettelijke bewaartermijnen na het eindigen van het dienstverband bewaart Balanz facilitair, naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen en notificaties.
Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Balanz facilitair verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de Wet bescherming persoonsgegevens. De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Balanz facilitair gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld.
 
Verstrekken van gegevens aan derden 
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego International en de verschillende dochterbedrijven. Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Balanz facilitair verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin.
Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Balanz facilitair gegevens te verstrekken aan deze partijen. Balanz facilitair toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Balanz facilitair gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties.

 045 - 566 5000

Ga met ons aan tafel